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Sie möchten Ihre Geschäftspost frankieren oder
kuvertieren? BADER liefert Ihre Frankiermaschine
und Kuvertiermaschine in ganz Thüringen
Post Frankieren mit einer Frankiermaschine – wie funktioniert das eigentlich?
Die Frankiermaschine, auch bekannt als Frankiersysteme oder Frankiergerät bzw. Frankierer, ist eine Maschine, die Poststücke, Briefe, die Postwurfsendung oder den Infobrief automatisch frankiert. Sie dient der Erleichterung der Postabwicklung in Unternehmen – egal ob kleines Unternehmen, mittelständisches Unternehmen oder Konzern. Statt einzelnen Mitarbeitern übernimmt die Frankiermaschine die Frankierung der Briefe. Dabei wird ein Wertstempel, ein Wertaufdruck, ein Postwertzeichen oder ein maschinell einlesbarer Code auf das Kuvert gedruckt. Damit ist der Brief für den Versand mit dem notwendigen Porto freigemacht, also frankiert. Die Portokosten für einen Brief oder eine Postwurfsendung fallen je nach Größe, Gewicht und Anzahl der zu verschickenden Briefe unterschiedlich aus. Wer dank einer Frankiermaschine richtig frankiert, kann Portokosten optimieren und viel Geld für andere Investitionen im Unternehmen sparen.
Die Frankiermaschine besteht normalerweise aus einem Terminal zur Eingabe des richtigen Portowertes für den Versand, einem Stempel- bzw. Druckwerk, Zählwerken und einem Transportband, auf dem die Briefe durch die Maschine geführt werden.
Die Zählwerke übernehmen unterschiedliche Aufgaben. Der Vorgabenzähler wird im Vorfeld mit einem Portoguthaben aufgeladen und zeigt an, welcher Betrag für kommende Frankier-Durchläufe noch zur Verfügung steht. Der sog. Summenzähler zeigt die Gesamtsumme des Portos der Briefe und Poststücke an, die mit der Frankiermaschine freigemacht wurden. Ein integrierter Druckzähler registriert die Anzahl der Frankierungen bzw. der Drucke zur zusätzlichen Kontrolle des gesamten Frankier-Durchlaufs.
Über das Terminal wurde früher das für die Briefe notwendige Porto per Hand eingegeben, bei modernen digitalen Geräten wird lediglich die Versandart eingestellt und meist über eine integrierte oder externe Briefwaage, anhand von Gewicht und Größe, das notwendige Porto automatisch ermittelt.
Im Anschluss daran werden die Briefe und Poststücke losgeschickt. Sie durchlaufen auf dem Transportband vollautomatisch die Frankiermaschine und dabei auch einen Durchlass, der mit den Zählwerken verknüpft ist. Der Vorgabenzähler zieht je durchgelassenen und bedruckten Brief den frankierten Portobetrag vom Guthaben der Frankiermaschine ab. Der Summenzähler registriert den Gesamtbetrag des gesamten Frankiervorganges. Sofern der Frankier-Prozess das vorhandene Guthaben im Vorgabenzähler aufgebraucht hat, wird der Druck automatisch gestoppt und kann erst durch erneutes Aufladen über das Internet oder per Telefon fortgeführt werden.
Nach dem Durchlauf der Frankiermaschine landet der Brief, die Postwurfsendung oder der Werbebrief in einem Auffangbecken. Von hier aus werden die Poststücke mit Frankierung nach vorn in die für den Versand vorbereitete Postwanne eingelegt. Besonders dicke Poststücke oder Briefe werden mit selbstklebenden Frankierstreifen versehen, die in die Maschine eingeführt werden können.
Um Manipulationen bei den Frankiermaschinen zu vermeiden – denn hier geht es um bares Geld – werden sie in regelmäßigen Abständen vom als Nachauftragnehmer bestimmten Postunternehmen geprüft.
Unterschiedliche Frankiermaschinenmodelle und Hersteller von Frankiermaschinen bieten unterschiedliche Zusatzfunktionen, die das Frankieren noch einfacher machen. Hierzu gehört das bereits beschriebene automatische Wiegen des Briefs mit einer integrierten Briefwaage während des Frankiervorganges, eine integrierte Verschließeinheit zum automatischen Versiegeln der Briefe nach dem Frankieren und die Möglichkeit, das genutzte Porto unterschiedlichen Kostenstellen innerhalb eines Unternehmens zuzuordnen. So kann überprüft werden, wo im Unternehmen ggf. Mehrkosten verursacht werden und Portokosten gespart bzw. optimiert werden können. Das sog. Differenzwiegen vergleicht Briefe oder Poststücke gleicher Versandart, die jedoch ein unterschiedliches Gewicht haben. Dabei nimmt die Maschine vom gesamten Briefstapel jedes Poststück einzeln herunter – die entstehende Differenz zum verbleibenden Stapel ergibt dann das für den Brief benötigte individuelle Porto.
Sie möchten Ihre Briefe automatisch frankieren lassen, um Portokosten zu sparen? Die BADER GmbH übernimmt das automatische Frankieren Ihrer Geschäftspost gern! Fordern Sie jetzt Ihr individuelles Angebot an.
Sie möchten eine Frankiermaschine kaufen oder interessieren sich für den Preis bzw. die Kosten einer Frankiermaschine? Fragen Sie BADER nach der richtigen Lösung
Eine Frankiermaschine im Unternehmen bietet Ihnen viele Vorteile. Dank der automatisierten Steuerung und Messung der Briefgewichte beugen Sie Fehlern beim Frankieren vor und erhalten die Möglichkeit Ihre Portoausgaben zu kontrollieren sowie Ursachen für hohe Protokosten zu analysieren. Mit einer integrierten Kostenstellenverwaltung sind Sie flexibel und der gesamte Frankierprozess bleibt transparent. Die Optimierung des Frankierens und die dadurch mögliche Portooptimierung spart Ihnen Geld, Zeit und Nerven.
Frankiermaschinen kommen in vielen Bereichen zum Einsatz: in öffentlichen Verwaltungen, Organisationen und Ämtern mit hohem Briefaufkommen, z.B. beim Versand von Wahlbenachrichtigungen oder jährlichen Steuerbescheiden. Stadtwerke, Strom- und Gasanbieter können mit einer Frankiermaschine viele Rechnungen und Kundeninformationen auf einen Schlag versenden. Große Privatunternehmen wie Telekommunikations- und Internetanbieter greifen auf Frankiermaschinen beim Versand von Werbebriefen oder Kundeninformationen sowie zurück. Große Frankiersysteme erreichen Kapazitäten von mehreren hundert Briefen pro Minute.
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Zusammenstellung der für Sie passenden Frankiermaschine bzw. des passenden Frankiersystems und weisen Ihre Mitarbeiter in die fachgerechte Bedienung der Maschine sowie eventuell benötigter Software auf ihren Computern ein. Auch mittelständische Unternehmen mit höherem Brief- und Postaufkommen können vom Kauf oder der Miete einer Frankiermaschine profitieren. Monatlich abzurechnende Beratungs- und Betreuungsleistungen müssen dann zum Beispiel nicht mehr durch Sachbearbeiter oder Sekretariat per Hand frankiert bzw. freigemacht werden. Damit werden diese Mitarbeiter entlastet und Personalkosten können effektiver eingesetzt werden. Selbst für kleine Briefaufkommen, mit nur wenigen Briefen am Tag oder in der Woche bieten wir Ihnen die passende Frankiersystemlösung.
Wie funktioniert eine Kuvertiermaschine? Kuvertieren step by step erklärt.
Eine Kuvertiermaschine, auch Kuvertiersystem oder Kuvertierer genannt, ist eine Maschine, die Briefe und Briefsendungen inklusive Beilagen, Foldern, Karten und Flyern in Kuverts bzw. Briefumschläge, automatisch eintütet (kuvertiert). Die Kuvertiermaschine wird dabei in der Regel über OMR-Codes (Optical Mark Recognition), DataMatrix-Codes oder Barcodes gesteuert, die normalerweise zwischen der Abheftlochung eines Briefes liegen.
OMR oder OME (Optische Merkmals Erkennung) ist eine Technologie zur Erkennung von speziellen Markierungen, den OMR-Codes auf Papier, die wie eine digitale Texterkennung funktioniert. OMR wird nicht nur in Kuvertiermaschinen, sondern auch bei der Auswahl von Wahlzetteln bei der Briefwahl oder anderen automatisierungsfähigen Formularen eingesetzt, um schnell und fehlerlos Daten auszuwerten. Auch Barcodes und DataMatrix-Codes werden zu diesen Zwecken ausgelesen.
Die Bestandteile einer Briefsendung, eines Infopostbriefes, Werbebriefes, einer Postwurfsendung oder eines Mailings werden in der Kuvertiermaschine in verschiedene Zuführungen gelegt, um anschließend von der Kuvertiermaschine automatisch gefalzt und kuvertiert zu werden.
Im Anschluss daran speichert der Anwender alle für das Kuvertieren wichtigen Einstellungen, z.B. das Dokumentenformat eines Anschreibens oder einer Beilage, die Kuvertgröße – also das Format des Briefumschlages – die Anzahl der zu kuvertierenden Blätter je Sendung und die gewünschte Falzart (Zweibruchfalz, Einbruchfalz, Treppenfalz etc.) als „Jobs“ am Terminal der Kuvertiermaschine.
Voraussetzung für die Funktionsfähigkeit einer Kuvertiermaschine ist die Verwendung der geeigneten Briefumschläge. Diese müssen maschinentauglich sein und haben einen besonderen Verschluss auf der Rückseite sowie ein spezielles Format, da sie etwas größer als normale Briefumschläge sind.
Der gummierte Verschluss des Briefes, auch Klappe genannt, wird von der Kuvertiermaschine automatisch eingezogen und für das Kuvertieren selbstständig geöffnet.
Währenddessen werden die anderen Bestandteile der Briefsendung oder des Mailings von der Kuvertiermaschine im Einschub registriert, gelesen (über Barcodes, OMR-Code und DataMatrix-Code) und automatisch wie gewünscht gefalzt. Die Maschine erkennt dabei die unterschiedlichen Dokumentenformate und doppelte Papiereinzüge. Auf Ihrem Weg zur Kuvertierung werden die Anschreiben, Beilagen und anderen Briefbestandteile in das ge- öffnete Kuvert geschoben. Der gummierte Verschluss des Kuverts auf der Rückseite wird im letzten Schritt angefeuchtet, geschlossen und fest verklebt. Auch hier landen die fertigen Briefsendung in einem Auffangbecken, aus dem sie in eine Postbox sortiert und für die Weiterverarbeitung oder die Einlieferung bei der Post bereitgestellt werden.
Nach dem Durchlauf der Frankiermaschine landet der Brief, die Postwurfsendung oder der Werbebrief in einem Auffangbecken. Von hier aus werden die Poststücke mit Frankierung nach vorn in die für den Versand vorbereitete Postwanne eingelegt. Besonders dicke Poststücke oder Briefe werden mit selbstklebenden Frankierstreifen versehen, die in die Maschine eingeführt werden können.
Um Manipulationen bei den Frankiermaschinen zu vermeiden – denn hier geht es um bares Geld – werden sie in regelmäßigen Abständen vom als Nachauftragnehmer bestimmten Postunternehmen geprüft.
Unterschiedliche Frankiermaschinenmodelle und Hersteller von Frankiermaschinen bieten unterschiedliche Zusatzfunktionen, die das Frankieren noch einfacher machen. Hierzu gehört das bereits beschriebene automatische Wiegen des Briefs mit einer integrierten Briefwaage während des Frankiervorganges, eine integrierte Verschließeinheit zum automatischen Versiegeln der Briefe nach dem Frankieren und die Möglichkeit, das genutzte Porto unterschiedlichen Kostenstellen innerhalb eines Unternehmens zuzuordnen. So kann überprüft werden, wo im Unternehmen ggf. Mehrkosten verursacht werden und Portokosten gespart bzw. optimiert werden können. Das sog. Differenzwiegen vergleicht Briefe oder Poststücke gleicher Versandart, die jedoch ein unterschiedliches Gewicht haben. Dabei nimmt die Maschine vom gesamten Briefstapel jedes Poststück einzeln herunter – die entstehende Differenz zum verbleibenden Stapel ergibt dann das für den Brief benötigte individuelle Porto.
Sie möchten Ihre Briefe automatisch frankieren lassen, um Portokosten zu sparen? Die BADER GmbH liefert und betreut die für Sie passende Frankiermaschine zur Vereinfachung aller Abläufe rund um Ihre Geschäftspost! Fordern Sie jetzt Ihr individuelles Angebot an.
Gute Gründe für eine Kuvertiermaschine von BADER.
Kuvertieren war nie einfacher.
Sie interessieren sich für den Preis einer Kuvertiermaschine oder möchten eine Kuvertiermaschine neu oder gebraucht kaufen? Wir beraten Sie gern umfassend und helfen bei der richtigen Entscheidung für eine Maschine oder ein Kuvertiersystem, bieten Ihnen qualitative Falzmaschinen und Kuvertiermaschinen zum Falten und Kuvertieren Ihrer Post und Briefe von namhaften Herstellern, zu fairen Preisen und zusammen mit einem Serviceangebot, das zu Ihnen, Ihren Anforderungen und Budgetvorstellungen passt.
Kuvertiermaschinen und Kuvertierer sind in vielen Branchen in der Anwendung – von kleinen Small Office Lösungen bis komplexen Kuvertier- und Frankier-Kombisystemen. Vor allem Versicherungen, Banken und Energieversorger sowie Telekommunikationsunternehmen und IT-Dienstleister, aber auch Mailrooms und Lettershops setzen intelligente Kuvertiersysteme mit ergonomischer Betriebssteuerung und Leseroutinen ein, die eine sichere Verarbeitung sensibler Personendaten in den zu kuvertierenden Dokumenten erlauben. Auch bei der Kuvertiermaschine liegen die Vorteile insbesondere in der Zeit- und Kostenersparnis, gegenüber dem händischen Kuvertieren durch Servicekräfte oder Mitarbeiter. Sie können mit der richtigen Maschine Ihre Geschäftspost und Werbemailings optimal strukturieren und effizienter gestalten. Schon ab wenigen zu kuvertierenden Briefen pro Tag oder wenigen aber sehr hohen Briefaufkommen im Jahr lohnt sich die Anschaffung einer Kuvertiermaschine für Ihr Unternehmen.
BADER liefert Ihnen neben den passenden Maschinen auch die passende, individuell zugeschnittene Software, die Ihnen zusätzlich bei der vollautomatisierten Postbearbeitung Ihrer Sendungen und Briefe hilft. Selbstverständlich schulen wir Sie und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Kuvertiermaschine und stehen jederzeit für Supportanfragen und bei Maschinenfehlern mit Rat und Tat bereit.